Dokumentenverwaltung


 

Im täglichen Alltagsablauf haben es Betriebe mit Unmengen an projektbezogenen Informationen zu tun. Diese vielschichtigen Informationen bestehen meistens aus Schriftstücken in Form von Angeboten, Rechnungen, Protokollen usw. Aber Informationen sind auch ein- und ausgehende Mails oder Fotos, die zur Abwicklung eines Projektes dienen.

 

Um eine strukturierte Übersicht zu erhalten, haben wir ein flexibles Dokumentenverwaltungssystem entwickelt, projektbezogen und nachvollziehbar. Wir setzen falls möglich auf vorhandene Programme und Verfahren auf, die im Betrieb bereits vorhanden sind.

 

Das ist nicht immer möglich, wenn vorhandene Programme keine Transparenzmöglichkeiten bieten.  Auch sollten sich die meisten Unternehmen von dem Gedanken trennen, dass ein papierloses Büro heute schon umsetzbar ist.

 

Aber eine Dokumentenverwaltung kann Informationen so aufbereiten, dass schriftliche Dokumente, Mails oder Telefonnotizen etc. übersichtlich uns schnell aufzufinden sind.

 

Wir haben ein Datenbanksystem entwickelt, das Dokumente unter einer Projektbezeichnung (Nummer, Code oder Bezeichnung) zusammenfassen kann. Der Benutzer gibt in einer Eingabemaske die gewünschte Bezeichnung ein und auf dem Monitor erscheinen alle verfügbaren Informationen. Es handelt sich also um ein Programm, das über den in Ihrem Haus bereits vorhandenen und arbeitenden Programmen tritt.

 

Ob alle in Ihrem Haus vorkommenden Dateien verarbeitet werden können, muss natürlich überprüft werden, aber es ist von einer guten Wahrscheinlichkeit auszugehen. Formate wie Mails oder Fotos sind in der Regel kein Problem, eigene Fakturierungsprogramme sind dagegen nicht immer erreichbar.